¿Cómo se escribe un informe de mantenimiento preventivo?

La forma en que yo aconsejaría documentar mantenimiento preventivo es con un CMMS u otra forma de software de gestión de órdenes de trabajo , pero la forma exacta que toma puede depender de su tamaño, industria, y así sucesivamente. Sin embargo, el objetivo final es el mismo: mantener un registro del trabajo que se ha hecho, cuando se completó, quién lo hizo y cuáles fueron sus resultados.

Formas de documentar el mantenimiento preventivo

Por supuesto, no todos usan los mismos métodos de documentación. Lo que un equipo de mantenimiento utiliza a menudo depende de lo que están más familiarizados con, y puede verse afectado por el tamaño y las necesidades de la empresa. Algunos métodos que puede ver incluyen:

Notas en papel
Hojas de cálculo Excel
Bases de datos informáticas
Software de gestión de mantenimiento
Llevando los datos en sus cabezas

El último de esta lista sólo es posible si se ejecuta una operación muy pequeña; no es realmente recomendable. Es demasiado fácil para que los datos se pierdan, y no es muy accesible para otros. Los demás, sin embargo, son más viables.

Método recomendado para la documentación de mantenimiento preventivo

De los elementos enumerados anteriormente, el software de gestión de mantenimiento como un CMMS es el más eficaz. Lleva tiempo y esfuerzo implementarlo, pero simplifica considerablemente el proceso.

Documentación CMMS y PM

Un CMMS hace que sea muy fácil asignar tickets a tu técnicos , recibir informes de PM sobre el trabajo completado para cada activo, y almacenar esos datos en un solo lugar. Los sistemas modernos facilitan la compilación de informes y la visualización de tendencias sobre cada activo, lo que le ayuda a afinar sus procesos de mantenimiento.

También se ha demostrado que aumenta la eficiencia de su flujo de trabajo hasta un 15% , haciendo su PM más eficiente en la parte superior de más fácil de rastrear.

Cómo funciona: Documentación de mantenimiento preventivo

Independientemente del sistema que utilice, el núcleo de la documentación del PM son sus órdenes de trabajo y los informes del PM. El proceso va algo así:

Una tarea de PM está programada, y un orden de trabajo se crea para realizar inspecciones, ajustes, lubricación, etc.
La orden de trabajo se asigna a un técnico.
Ellos van a hacer el trabajo prescrito en el orden de trabajo.
Presentan un informe declarando la tarea completa.
Ese informe está archivado (con suerte).

Esencialmente, el proceso de documentación rastrea los informes de órdenes de trabajo completas e incompletas, y gran parte de esa carga recae sobre sus técnicos. Mientras que su supervisor de mantenimiento u otros superiores pueden ser los que organicen los informes PM, sus técnicos son los que los crearán en primer lugar.

Ejemplo de documentación de mantenimiento preventivo

Para ver un ejemplo, tome una hipotética máquina de envasado al vacío en una hipotética instalación de envasado de alimentos. Cada semana, la máquina se somete a un mantenimiento preventivo rutinario, incluyendo controles del nivel del aceite, barras de sellado, juntas, etc. Como tal, el planificador de mantenimiento utiliza un CMMS para generar una orden de trabajo de PM recurrente cada semana con los elementos enumerados.

El supervisor de mantenimiento asigna esa orden de trabajo a un técnico cada miércoles, que va y lleva a cabo las tareas prescritas. A medida que realizan cada tarea, la marcan completa en la orden de trabajo. Si algo no se comprueba, lo marcan e incluyen las notas necesarias.

Una vez hecho todo, la orden de trabajo se marca como completa y se archiva en el CMMS de la empresa (que puede ser instantánea si tiene capacidades móviles). La fecha de finalización y el informe son registrados por el software, y las tareas de seguimiento son manejadas por el planificador.

En los casos en que el CMMS utilizado no está disponible en un dispositivo móvil, la orden de trabajo completada se enviaría al supervisor, que registra todo en el sistema. Cualquier cosa registrada en la orden de trabajo debe ser introducida, poniéndola a disposición del planificador de mantenimiento y manager cuando sea necesario.

Uso de órdenes de trabajo en la documentación PM

Como podemos ver en el ejemplo anterior, la gestión de órdenes de trabajo es clave para documentar PMs. Como tal, es importante asegurarse de que las órdenes de trabajo se llenan y registran correctamente.

La información registrada en las órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo completadas le dan una visión completa de cada tarea PM. La información que proporcionan a los planificadores y gerentes de mantenimiento incluye:

Una descripción completa de la tarea PM
Nombre del departamento o persona que solicitó el trabajo
El técnico que completó la tarea
Cuando se haya completado la tarea
Fecha estimada de finalización
Fecha efectiva de finalización
Notas adicionales, incluidos informes sobre la necesidad de realizar más trabajos de mantenimiento

Cada orden de trabajo debe ser lo más completa posible, especialmente en lo que respecta a las fechas e informes y tareas de seguimiento. Esa información es esencial para el buen funcionamiento planificación del mantenimiento y mejorar la fiabilidad de los equipos.

Uso de los datos en las órdenes de trabajo

Los datos de orden de trabajo descritos anteriormente tienen numerosas aplicaciones en la planificación y gestión de mantenimiento. Algunas de estas aplicaciones incluyen:

Seguimiento del cumplimiento del calendario de PM

Sepa si las tareas importantes se completan a tiempo.

Análisis de la causa raíz

Un historial de tareas de mantenimiento realizadas en un activo ayuda al diagnosticar las causas profundas de fallas del equipo.

métricas de seguimiento y KPI

Mantener las órdenes de trabajo archivadas

Mantener las órdenes de trabajo en archivo es simple cuando se maneja a través de un CMMS automatizado, pero se requiere diligencia. Si su equipo de mantenimiento no está acostumbrado a hacer un seguimiento del trabajo de mantenimiento, tendrá que capacitarlos en los procesos que participan en hacerlo. Los puntos que podría tener que cubrir incluyen:

Rellenar listas de verificación en cada orden de trabajo del PM.
Completar cada sección de cada orden de trabajo asignada.
Envío de pedidos de trabajo cuando estén completos.
Introducir pedidos de trabajo completados en el CMMS (si no se maneja automáticamente).

Parte del objetivo de tu entrenamiento es conseguir que tu equipo tenga el hábito de grabar órdenes de trabajo en tu CMMS. Una vez que ese hábito está en su lugar, debe convertirse en una parte automática de sus operaciones diarias.

Consejos para una documentación PM eficaz

El proceso de documentar PMs es bastante sencillo en principio, pero como cualquier proceso, puede ser un poco desordenado cuando se pone en práctica. Estos consejos deben ayudarle a sacar el máximo provecho de sus esfuerzos de documentación de PM.

Incluir listas de verificación en las órdenes de trabajo

El uso de listas de comprobación en sus órdenes de trabajo es clave para asegurarse de que tiene un registro completo de sus esfuerzos de mantenimiento preventivo. Los Lista de verificación definitiva del módulo de pagos tendrá los siguientes elementos:

Tareas agrupadas en un orden lógico
Descripción detallada, pero concisa, de las tareas
Imágenes y diagramas para ayudar a navegar por cada tarea
La frecuencia para cada tarea (diaria, semanal, mensual, etc.)
Tiempo para completar cada tarea
Medidas de seguimiento

Cada uno de estos artículos no sólo se asegurará de que cada tarea se complete correctamente, sino que también ayudará a completar sus registros cuando la orden de trabajo se archiva.

Entrene a su equipo de mantenimiento

Conseguir que su equipo tenga la costumbre de llenar las órdenes de trabajo y registrarlas en su sistema puede tomar tiempo. Para ayudarles a llegar a ese punto, el entrenamiento debe incluir:

Cómo completar las órdenes de trabajo
Cómo registrarlos en su sistema
El proceso de trabajo necesario para apoyar el hábito de documentar el mantenimiento preventivo
El “por qué” detrás de la documentación PM

Seguimiento

A medida que usted consigue su equipo en el hábito de grabar órdenes de trabajo a medida que se completan, siga con ellos en forma regular. Sin ese seguimiento, será fácil para ellos pensar que la documentación del PM no es en realidad una prioridad.

Durante las reuniones de capacitación de seguimiento, pregúntele a su equipo cómo va el proceso de grabación de PMs, y compruebe si puede haber algún obstáculo en su flujo de trabajo actual. Esto le dará la visibilidad que necesita para ver dónde pueden ser necesarios ajustes.

Consejo: Además, seguimiento de los datos recogidos así como el proceso de documentación. Su planificador de mantenimiento será típicamente el que revise los datos en su CMMS.

Utilizar los datos registrados

Al documentar PMs, comenzará a construir una poderosa base de datos que puede utilizar en la planificación de mantenimiento. Eso es bueno, pero tienes que asegurarte de que realmente lo uses. De lo contrario, es posible que su equipo no vea el punto de registrar todos esos datos, y su sistema puede desmoronarse.

Automatice el proceso

Automatizar su documentación PM aliviará la carga de su equipo de mantenimiento y hará que sea mucho más probable que se implemente de manera consistente. Un CMMS que está diseñado para registrar las órdenes de trabajo a medida que se completan puede ser un cambio de juego para las instalaciones que históricamente han manejado la documentación PM a través de hojas de cálculo o sistemas de archivo de papel.

Conclusión

La mejor manera de documentar el mantenimiento preventivo es registrando las órdenes de trabajo en su CMMS. Cuando las órdenes de trabajo estén bien diseñadas y se registren regularmente sobre una base consistente por su equipo, comenzará a crear una poderosa base de datos que le ayudará a planificar futuras tareas de mantenimiento y a mejorar la fiabilidad.