¿Por qué falla el mantenimiento preventivo?

¿Por qué fallan los programas de mantenimiento predictivo?

Aunque el concepto de PdM es ahora ampliamente conocido, y sus beneficios potenciales generalmente aceptados, muchas plantas no han podido explotar con éxito las técnicas y tecnologías disponibles en la práctica. Esta situación plantea la siguiente pregunta: "¿Por qué algunos programas tienen éxito mientras que otros fracasan?"

A medida que entremos en una recesión y se reduzca el personal de mantenimiento, se nos pedirá una vez más que hagamos más con menos. Esto significa que ahora tenemos que pensar en cómo llevar a cabo el mantenimiento y determinar cómo hacerlo de manera más eficiente e inteligente en el futuro, ya sea a través de nuevos procesos internos o ayuda externa. A medida que nos elevamos para hacer frente a los desafíos de la economía emergente, aplicamos las mejores prácticas, reestructuramos, invertimos en infraestructura y estamos dispuestos a ponernos en marcha cuando la economía vuelva a subir.

En los próximos meses, voy a escribir una serie de artículos que abordan el tema de por qué los programas de PdM tienen éxito o fracasan desde las perspectivas gerencial, técnica y financiera. Si uno decide usar esta información para reforzar o reiniciar un programa interno, determinar qué tipo de entrenamiento puede ser el mejor o subcontratar algunas o todas estas funciones, la esperanza es proporcionar suficiente información práctica para ayudarle a tener éxito en su esfuerzo. El artículo que estás leyendo ahora se referirá a algunos de los temas principales que exploraremos con más detalle en el futuro.

Falta de visión

Ningún programa puede tener éxito si no está bien concebido. Si se hace correctamente, un programa de mantenimiento predictivo debe cambiar la cultura, la filosofía y el flujo de trabajo del departamento de mantenimiento. No es sólo la adición de una nueva tecnología o herramienta, sino un enfoque o estrategia diferente para mantener sus propios activos. Este enfoque se está aplicando para obtener beneficios concretos que puedan y deban medirse. Estos beneficios incluyen: aumento del tiempo de actividad, reducción de los fallos, apagones planificados más cortos, menos acciones de mantenimiento preventivo y, en última instancia, una instalación más eficiente. La falta de adaptación de la cultura a esta nueva filosofía, y la evaluación comparativa de los beneficios, llevará finalmente a la disolución del programa. La adopción de nuevas tecnologías sin cambiar las estrategias de mantenimiento no producirá los beneficios deseados.

Usar una herramienta sin entender por qué

Muchas instalaciones compran una nueva tecnología, como un colector de datos de vibración o una herramienta de alineación, gastan tiempo y dinero aprendiendo a utilizar la herramienta, pero poco tiempo entendiendo por qué se está utilizando. Como ejemplo, una instalación en particular que conozco tenía la capacidad y la capacidad de detectar el desgaste incipiente del rodamiento en una bomba utilizando un sistema de análisis de vibraciones. Aunque la bomba no mostró signos de desgaste, la instalación siguió adelante y cambió los rodamientos de acuerdo con su programa de mantenimiento preventivo. En otra planta, un analista de vibraciones era experto en detectar fallas mecánicas en la maquinaria de su planta, pero tenía miedo de decirle a su supervisor acerca de todos los problemas que encontró porque su supervisor podría enojarse por tener que reparar todas estas máquinas! Ambos casos demuestran el uso de la tecnología como un fin en sí mismo sin una visión general de por qué se está utilizando la tecnología.

Fallo en justificar el programa

En aquellas instalaciones donde la tecnología está siendo usada correctamente, y en el contexto correcto, he visto a menudo un fracaso del programa porque sus éxitos no fueron debidamente documentados. Esto quiere decir que la instalación cambió su filosofía a un modo predictivo, la tecnología empleada correctamente para reducir las acciones de mantenimiento preventivo y minimizar los fallos catastróficos, pero no documentaron adecuadamente las eficiencias y ahorros asociados con estas acciones. Así, mientras que los empleados dentro del departamento de mantenimiento reconocieron que su trabajo era útil, no tenían datos para demostrar esto a aquellos fuera de su grupo. Tristemente, entonces vieron que su programa se cortaba cuando los gerentes tenían que ajustar sus presupuestos. En otros casos, la persona que administraba el programa PdM se fue y nadie recogió el balón.

Falta de coherencia

Otro componente de un programa fallido es la falta de consistencia a lo largo del tiempo. Existen muchas causas para ello, que van desde la falta de personal adecuado, la falta de capacitación adecuada, la pérdida de personal calificado, el cambio en la dirección/tecnología del programa, la incapacidad de definir adecuadamente el programa al inicio y, finalmente, la falta de un modelo consistente para monitorear la eficacia del programa a lo largo del tiempo. Estos falsos inicios y paradas añaden confusión al proceso y normalmente resultan en una falta de fe por parte de los trabajadores que ven a la empresa invertir en "cambio", pero luego rápidamente volver a viejos patrones.

La falta de coherencia a lo largo del tiempo tiene los efectos negativos adicionales de no permitir que la instalación "evolucione" a un modo de mantenimiento proactivo. A modo de breve revisión, existen cuatro niveles de prácticas de mantenimiento: de funcionamiento a fallo, preventivo, predictivo y proactivo. En los programas de funcionamiento a fallo, las instalaciones adoptan una tecnología, como el análisis de vibraciones, para probar o solucionar problemas de las máquinas que saben que tienen problemas. Modo preventivo se refiere a los departamentos de mantenimiento que prueban las máquinas en un horario muy similar a una tarea de mantenimiento preventivo, pero no actúan sobre la información obtenida de estas pruebas. En el modo de mantenimiento predictivo, uno basa las acciones de mantenimiento en los resultados de estas pruebas para eliminar acciones preventivas innecesarias y evitar fallos catastróficos.

La siguiente etapa en la evolución del mantenimiento es el modo proactivo, por el cual la instalación tiene suficiente información histórica sobre las máquinas y sus modos de fallo para tomar decisiones educadas sobre cómo prolongar sus vidas, reemplazarlas con máquinas de diferentes marcas o modelos o eliminar defectos de diseño inherentes. Para alcanzar estos altos objetivos y disfrutar de la gloria de una planta altamente eficiente, uno necesita la columna vertebral de un programa históricamente consistente en el que apoyarse.

Mirando estas etapas evolutivas desde un punto de vista cualitativo, se notará que una planta en modo carrera-a-fracaso contendrá maquinaria en varios estados de deterioro que parecen fallar al azar. ¡El personal de una planta de fallas a menudo estará "ocupado" y puede pensar que está demasiado ocupado para adoptar nuevos procedimientos! En el modo preventivo, uno está cuidando mejor de sus activos y están fallando con menos frecuencia. En modo predictivo, uno debe ser capaz de reducir las acciones preventivas cuando corresponda, prolongar la vida de la máquina y drásticamente y reducir las interrupciones no planificadas. En modo proactivo, se habrá eliminado o rediseñado la maquinaria problemática y se tendrá una planta que funcione sin problemas, previsible y eficientemente con el tiempo. Para lograr este objetivo, se requiere coherencia durante un largo período de tiempo.

Formación y asociación

El entrenamiento continuo es un ingrediente importante de un programa exitoso. Sin embargo, debe ser el tipo correcto de formación, una combinación de tecnología complementaria y experiencia en gestión. Los cursos de vibración certificados ISO y ASNT se centran en la dinámica de la máquina y las vibraciones a nivel técnico general. Es importante tomar estos cursos, aprobar los exámenes y obtener la certificación, pero esta formación por sí sola no necesariamente se traducirá en la ejecución de un programa PdM exitoso.

La capacitación de proveedores de equipos es a menudo útil porque requiere que los aprendices aprendan a utilizar un recopilador de datos y configurar correctamente software, pero a menudo no se expande fuera de estos temas para proporcionar al usuario las herramientas que necesita para ejecutar un programa exitoso. Si bien aprender a usar herramientas de recolección de datos es una habilidad esencial, derrota el propósito si esa misma persona no sabe qué hacer con los datos que ha recopilado o cómo administrar un programa PdM exitoso. Una última nota a considerar sobre la formación de los proveedores de equipo: una vez que la formación ha sido completada, a menudo no hay nadie alrededor para asegurarse de que los empleados están utilizando la herramienta correctamente.

Capacitación in situ, revisiones de bases de datos, auditorías de programas y la elección del socio a largo plazo correcto, o proveedor de servicios de PdM, será un largo camino para asegurar un programa exitoso. Si se hace correctamente, un socio de servicio proporcionará capacitación y apoyo in situ en la gestión de su programa en curso en diferentes capacidades a medida que su programa evoluciona. En diferentes momentos y en diferentes circunstancias, un buen socio se hará cargo de partes del programa para usted y más tarde proporcionar formación y apoyo a medida que trae el programa de nuevo en casa.

Falta de Procedimientos / Metodología

Como se aludió en la última sección, un programa de monitoreo exitoso es más que simplemente interpretar gráficos y datos, depende de la consistencia y el rendimiento repetible. En general, estamos interesados en monitorear los activos para diagnosticar el deterioro de la salud u otros problemas. Con el fin de hacer esto correctamente y con precisión, es necesario probar los activos de una manera repetible, mes tras mes y año tras año durante muchos años. Cuando se entienda esto, se verá que un programa exitoso depende mucho más de la coherencia y la gestión del programa (desafortunadamente, este aspecto no se enseña a menudo en cursos estandarizados) que en la destreza técnica. Otra manera de afirmar esto es decir que un programa exitoso depende de la metodología y la organización. Un buen socio o proveedor de servicios con un buen historial debe ser capaz de ayudarle a implementar un programa con metodologías probadas y verdaderas y gestionarlo para usted.

Falta de experiencia / compromiso

Hasta ahora, hemos tocado una serie de diferentes aspectos de los programas exitosos y fallidos, y puede estar claro que hay un montón de cuestiones involucradas. Esto pone de relieve otro problema, que es simplemente la falta de experiencia y/o compromiso de un servicio en particular. Incluso si uno tiene las mejores intenciones y el más alto nivel de compromiso, puede tomar mucho tiempo para entrenar a un empleado o grupo de empleados hasta el punto de que puedan implementar un buen programa de mantenimiento. Mientras tanto, a medida que están aprendiendo, poco puede estar sucediendo o las cosas pueden ir en la dirección equivocada.

Más típicamente, se verá una instalación tratando de lograr mucho sin dedicar dinero o personas al proyecto o, cuando se dedican uno u otro, es sólo por un corto período de tiempo. Dentro de esta ventana, las prioridades corporativas cambian, el personal cambia de posición y, posteriormente, el programa se archiva. Al igual que muchas cosas en el mundo actual, PdM se está convirtiendo en un área altamente especializada de experiencia donde, si uno quiere obtener la profundidad y la experiencia que actualmente existe en el mercado, toma una gran cantidad de dedicación y tiempo, que, desafortunadamente, puede no ser compatible con los otros 100 deberes que se espera que se ocupe de como parte de su otro trabajo. Esta es una de las razones por las que la asociación o la externalización se ha convertido en una opción viable para muchas organizaciones.

Conclusión

Después de haber pasado por este breve ejercicio, tal vez se está haciendo evidente por qué hay ventajas en la externalización de programas de PdM. Y, aunque muchas empresas tienen la experiencia interna para desarrollar y sostener programas de alta calidad de PdM, también hay muchas empresas que podrían beneficiarse más, o al menos beneficiarse más rápidamente, mediante la externalización de sus programas de mantenimiento predictivo. Es una decisión que cada organización necesita explorar por sí misma.

Los proveedores de servicios entienden el contexto en el que se está empleando su tecnología y muchos tienen una enorme cantidad de experiencia en la gestión exitosa de grandes programas durante largos períodos de tiempo. Ellos saben lo que se requiere para que un programa tenga éxito y pueden educar a usted y a su personal en estos puntos. Un proveedor de servicios debe mantener un enfoque coherente a lo largo del tiempo y ser capaz de mantener la experiencia adecuada dentro de su empresa, en parte porque sus personas creen completamente en la tecnología que están empleando. Serán expertos en la utilización de las herramientas y la tecnología a su disposición, pero esto debería tomar un asiento trasero a su historial en la gestión de programas a largo plazo. Por último, un proveedor de servicios debe ser capaz de trabajar con usted para evaluar el programa y demostrar su rendimiento de la inversión a lo largo del tiempo.

En futuros artículos, exploraremos estos temas en mayor profundidad para proporcionarle suficiente información práctica para ejecutar un mejor programa interno o encontrar un socio o proveedor de servicios apropiado para ayudarle a quitarlo de sus manos. En cualquier caso, entender por qué fallan las cosas es la clave para entender cómo hacer que funcionen.