¿Cuáles son las 8 actividades de las mejores prácticas en mantenimiento preventivo?

Si usted está en la industria de servicios de campo, no espere a que la pesadilla de una quema de unidades de HVAC para venir a llamar a su puerta. Si usted tiene un gran plan de mantenimiento preventivo documentado en su negocio, puede volver a contar pacíficamente ovejas sabiendo que las unidades no van a quemarse espontáneamente debido a la falta de mantenimiento planificado. En un nivel simple, el mantenimiento preventivo es el proceso de reunir información sobre el equipo y el activo para luego seguir el ciclo de vida en comparación con el costo de la unidad. Idealmente usted quiere que esto se haga utilizando un enfoque consistente y repetible que sea eficiente y le permita producir resultados de pruebas rápidamente para el cliente e identificar cualquier defecto para manejar temprano.

Tener un plan de mantenimiento es la actividad de servicio regular para asegurar que se alcancen niveles óptimos de rendimiento. Aunque esto suena bastante simple, el mantenimiento preventivo se complica con el aumento en el número de activos y clientes para los que aceptas contratos. Cuando te sientas abrumado, es posible que debas echar un vistazo a algunos de los flujos de trabajo y políticas clave de tu negocio.

A continuación se presentan consideraciones que consideramos importantes al considerar los flujos de trabajo de mantenimiento preventivo planificados.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo se utiliza típicamente en la industria del servicio de campo para mantener y mantener los activos, esto se puede realizar anualmente, estacionalmente, mensual o incluso semanalmente dependiendo de su tipo de activos y recomendaciones del fabricante. Uno de los principales objetivos del mantenimiento preventivo es reducir la probabilidad de que un activo experimente averías no planificadas, fallas o necesite reparaciones importantes. El mantenimiento preventivo puede trabajar proactivamente para mantener la longevidad de los activos y el rendimiento máximo. Por lo tanto, reducir costes de reparación inesperados o interrupciones.

Diferentes tipos de mantenimiento

Mantenimiento basado en la condición frente a mantenimiento preventivo. ¿Cuál es la diferencia? Hay cuatro tipos principales de mantenimiento preventivo; basado en la condición, preventivo, correctivo y basado en el riesgo.

Mantenimiento correctivo: Este tipo de mantenimiento se centra en el funcionamiento del activo y sólo recomendará mantenimiento si se reduce el rendimiento o se encuentra un defecto.
Mantenimiento preventivo: un enfoque proactivo que soluciona los problemas antes de que ocurran a intervalos determinados.
Mantenimiento basado en el riesgo: Basado en datos y pruebas, esto variará el mantenimiento dependiendo de cualquier anormalidad que se detecte.
Mantenimiento basado en la condición: En este tipo de mantenimiento, un activo sólo se trabaja en si cambia la condición del activo.

Problemas comunes en materia de mantenimiento preventivo

Aunque hay un montón de beneficios para el mantenimiento preventivo, también hay algunas caídas que pueden ocurrir si usted no tiene los sistemas adecuados en su lugar:

No hay un calendario claro
Técnicos no preparados
Sin descripciones de funciones
No se describen los pasos de trabajo
No hay visibilidad sobre el trabajo completado
No hay seguimiento de defectos
Falta de datos y antecedentes registrados

A continuación se presentan consideraciones que consideramos importantes al considerar los flujos de trabajo de mantenimiento preventivo planificados.

1. Planificación

A plan PM de mantenimiento debería ser idealmente un ejercicio que aumente la comunicación y se haga en unos sencillos pasos. Desafortunadamente, ese no es el caso de muchas empresas de HVAC que utilizan pizarras blancas, hojas de cálculo y diarios de papel para seguir su trabajo. Sin la planificación preventiva correcta usted encontrará que usted tiene que gestionar una gran cantidad de reelaboración, doble entrada de datos y deshierba a través de información inexacta o irrelevante.

Cuando tienes la planificación correcta, creas un sistema transparente desde un lugar central a través de todos los activos que gestionas. Técnicas simples que pueden reducir dramáticamente el administrador largo y mundano para que pueda centrarse en la comunicación del cliente y la gestión del equipo.

2. Programación de mantenimiento preventivo visual y eficaz en el tiempo

Cuando usted tiene un horario ocupado con un equipo grande para gestionar, teniendo alta visibilidad entre todas las partes interesadas (cliente, técnico y la oficina) en crítica. Cuando usted está en una posición en la que el equipo puede acceder a la información correcta en el sitio rápidamente y completar sus pruebas, las comprobaciones sin demora la oficina puede mantenerse al día con los informes y esto ahorra minutos a horas de administración – tiempo de vuelta para centrarse en las actividades de crecimiento es muy potente. Cuando la oficina tiene una visión completa de todo el trabajo para el mes, entonces la asignación de técnico basado en la habilidad y el nivel de actividad se puede planificar – siendo capaz de asignar recursos eficientemente significa que usted puede encontrar lugares para citar más trabajo y completar tareas importantes como la gestión de inventario para ayudar con la gestión de costos.

3. Historial de mantenimiento

Realizar un seguimiento de cada visita y actividad o interacción con un activo puede ser difícil. ¿Se encuentra en un sitio para hacer una tarea y darse cuenta de que podría completar otras tareas, pero no tiene ninguna información sobre los otros activos en el sitio y donde están hasta. Podrías intentar llamar a la oficina para encontrar la información pero eso les presiona mientras esperas en la camioneta hasta que te llamen. Estas pequeñas pérdidas de tiempo pueden costar una productividad empresarial de HVAC y reducir la eficiencia en todo el equipo. Todos los equipos de Servicio quieren ejecutar un equipo eficiente, por lo que encontrar los desperdicios de tiempo y optimizar esos flujos de trabajo es clave.

El desarrollo de buenas prácticas sobre la información de mantenimiento que recopila sobre un activo instalado significa que todo sabe exactamente qué información debe comprobar/validar cuando está en el sitio y qué chequeos./pruebas son los siguientes requeridos. Si usted no tiene un buen historial de mantenimiento en su negocio usted puede encontrar difícil verificar cuando los clientes tienen consultas o algo va mal (una tubería rota o falla eléctrica).

Imagínese si usted tiene un fallo activo que usted ha atendido correctamente, pero usted no tiene ninguna prueba de que usted ha estado manteniendo ese sistema? En muchos casos usted puede terminar siendo responsable de los costos y usted tendrá un cliente infeliz. Cuando usted tiene su historial de activos a su alcance tiene visibilidad necesaria para mantener el contrato de mantenimiento en horario / objetivo y mantener a los clientes felices. Seguimiento de activos puede ser vital para asegurar que su negocio funciona sin problemas y su equipo tiene la confianza para hacer el trabajo bien.

4. Repetibilidad

La inconsistencia puede ser la muerte de un negocio exitoso en la industria del servicio de campo y puede ser una gran fuente de frustración para todo el equipo; Los programadores hacen las cosas de manera diferente confunden los Tech y los Tech nunca completan correctamente las tareas o la información de trabajo que significa que la oficina no puede completar los informes de servicio o facturación.

Cuando introduce estandarización (o procesos sistematizados) y los aplica de forma consistente en todo su programa de mantenimiento, a través de flujos de trabajo utilizando Listas de verificación comerciales de la inspección de las horas del día , usted encontrará la calidad del trabajo mejora tanto para el activo y los datos que necesita internamente.

Tener guías/materiales de entrenamiento documentados le ayudará a entrenar a su equipo y adaptar su flujo de trabajo de una manera fluida que siempre está optimizando la eficiencia.

5. Gestión del cambio

La gestión del cambio es, sin duda, una de las partes más difíciles de una CMMS (Sistema de gestión de mantenimiento informatizado). A la mayoría de las personas no les gusta el cambio y se resistirán, pero la otra cara es después de introducir la estandarización de los flujos de trabajo y proporcionar la formación adecuada, la mayoría dirá que la nueva forma de trabajar es mucho más simple o más fácil y obtienen una sensación de logro a través de una mayor productividad y precisión en las tareas completadas.

En su plan de negocio, la gestión del cambio es una parte vital para optimizar sus flujos de trabajo y el equipo tiene las herramientas y la formación para superar la resistencia de estos cambios. La gestión del cambio es en gran medida un proceso mental que usted y su equipo necesitan pasar, para entender dónde están los problemas y cómo pueden mejorar y explicarles lo que los cambios significarán para el negocio en su conjunto;

capacidad para cotizar y aceptar contratos de mantenimiento preventivo más planificados

6. Desafíos

Con el crecimiento llegará inevitablemente a un punto en el que los flujos de trabajo/sistemas actuales (es decir, sistemas basados en papel, pizarra blanca o hojas de cálculo) ya no lo cortarán. Lo sabrás cuando empieces a ver/oír;

Tengo que quedarme hasta tarde todos los días para completar los informes de servicio porque....
La factura telefónica aumenta mes tras mes con todas las llamadas entre oficina y tecnología para dar seguimiento a la información perdida
Llamadas innecesarias porque no programaste la prueba correcta y no tenías las partes

Cuando la programación de mantenimiento preventivo sale mal usted experimenta mala comunicación, mal mapeo, pérdida de tiempo y falta de conocimiento entre su equipo. Todos estos desafíos y más se pueden resolver con Software de gestión del servicio de campo de FieldInsight , aprovechando el equipo que comparte un amor por mejorar el rendimiento empresarial a través de la automatización de software.

7. La implementación de la automatización de software permite una ejecución competitiva

Con un software de automatización de servicio de campo y CMM, obtiene la ventaja de la estandarización y automatización aumentando la eficiencia en sus flujos de trabajo. Para mantenerse competitivo hay que tener una mentalidad de sistemas y un objetivo para ser lo más eficiente posible. Ganar ventaja competitiva debe ser un estándar que usted desea lograr y una vez logrado se enraiza en su cultura de negocio y revisa regularmente para ver si hay más de lo que se puede lograr. Un negocio que no ha cambiado las operaciones en los últimos 5 años es un negocio que puede ser menos rentable por contrato / trabajo que un competidor haciendo el mismo volumen de trabajo.

El menor tiempo dedicado al seguimiento o administración es más tiempo dedicado a la gestión y optimización de un negocio rentable y eficiente. Para mantenerse competitivo y mantenerse al día con los Jones, usted necesita software de gestión de campo que le ayudará con la gestión de contratos de mantenimiento preventivo para que pueda seguir construyendo sobre las fortalezas de su negocio.

8. Información del equipo para asegurar que las piezas correctas están listas

Tener la información correcta en el toque de sus dedos como un número de modelo, un diagrama de unidad / esquemática, lista de verificación de inspección o una orden de trabajo puede ahorrar un tiempo valioso en el campo. Tener una visión verdadera del próximo evento (mantenimiento / hito de servicio) antes de que usted asista al sitio significa que usted puede planificar previamente las partes relevantes y la información requerida. tomar el tiempo para planificar estos eventos clave de programación ahorrará tiempo cuando el técnico está en el lugar. Usted quiere mantener a los técnicos que se mueven rápidamente entre los trabajos, llamar a la oficina o hacer un viaje al proveedor es tiempo perdido – esto come en el margen en el trabajo.

Cuando usted necesita pedir piezas de repuesto para una unidad de HVAC, usted desea tener la información que necesitan para hacer el pedido más rápido. Cuando tiene que esperar para localizar un número de serie para piezas de repuesto, puede retrasar los proyectos significativamente. Cuando usted tiene un sistema reactivo rápido que apoya su programa de mantenimiento, su negocio está un paso más cerca del éxito.

9. Listas de verificación de mantenimiento preventivo del módulo de partículas

El trabajo de mantenimiento preventivo depende en gran medida de la consistencia y las listas de verificación son una herramienta muy poderosa para ayudar a estandarizar lo que sucede en el sitio. Las tareas de mantenimiento preventivo junto con un flujo de trabajo optimizado pueden permitirle identificar oportunidades y errores para evitar que se pierdan pequeños pasos.

Un plan de mantenimiento preventivo planificado es siempre mejor que la actividad de reparación reactiva, ya que usted es capaz de prevenir defectos de desarrollo o puede identificarlos temprano. Tener listas de verificación que son fáciles de configurar y contienen sólo las comprobaciones necesarias para la visita específica planeada reduce la cantidad de tiempo que sus técnicos pasarán en el servicio del activo y la optimización de las piezas utilizadas y el lado superior es aumentar la fiabilidad del activo para el cliente.

10. Cultura (disciplina)

La cultura es un lado muy emocional y a menudo olvidado del negocio. Crear una cultura de la que estás orgulloso y resuena en tu marca significa que te conviertes en el empleador de Go To en la industria, así como atraer el tipo adecuado de clientes. Asegúrese de que su plan incluye una sección sobre sus objetivos para Cultura y se revisa estratégicamente de forma regular (mínimo anualmente). Lo principal que puede afectar a la cultura son los malos empleados y pueden destruir por completo la cultura de una empresa. Asegurar que todo el mundo se suscribe a los estándares de la cultura que desea lograr y ser rápido para identificar, así como manejar las infracciones.

11. Contratación del equipo técnico adecuado

Pregúntese... ¿ha contratado al equipo adecuado? La contratación puede ser un proceso complicado y puede resultar en tener personas en el equipo que no son un gran partido y puede ser contraproducente para su flujo de trabajo.

Cuando se busca contratar técnicos para el campo, siempre se debe contratar de una manera imparcial, basado puramente en las características que desea, no porque es un amigo o miembro de la familia. Siempre puede ser útil conseguir un par de ojos frescos para ayudar en la contratación por lo que está tomando una decisión informada.

Empresas masivas como McDonald’s tienen este proceso preparado y contratan personal que construye grandes dinámicas y todo lo que hacen es proporcionar la sistematización para hacer su trabajo.

12. Monitorear KPIs, Cotizaciones y Costos para entregar a los clientes y mantenerse rentables

Medir el éxito de sus proyectos de mantenimiento preventivo desde el punto de vista de los costos y el objetivo de satisfacción del cliente le ayudará en el seguimiento del progreso en su negocio. Encuentre las áreas donde los gastos están corriendo por encima de los márgenes y apriete la cartera. Gestión de su inventario de una manera inteligente ahorrará miles de dólares. Cuando tengas perspicacia en sus costos, KPIs y cotizaciones, usted puede aplicar mejor controles como la compra. Recompensar el comportamiento excepcional y eliminar el mal comportamiento es también una clave para la gestión de los costes. Con este nivel de atención al detalle su equipo está entregando al más alto nivel de calidad y procesamiento hacia Objetivos empresariales .

dinero y papel volando alrededor

Beneficios de usar un software de mantenimiento...

Las mejores prácticas de mantenimiento preventivo ayudan a crear fiabilidad en su negocio y...

Flujo de trabajo simplificado con alta visibilidad en todos los roles
Un sistema centralizado: toda su información en un solo lugar
Menos tiempo de inactividad de activos – usted atrapará defectos antes de que causen problemas
Repetibilidad en el mantenimiento de su técnico (es decir, listas de verificación)
Mantener estándares y requisitos contractuales – con buenas prácticas de mantenimiento y programación, nunca más perderás un servicio para un cliente
Lograr un ciclo de vida prolongado y la eficiencia de los activos que se han mantenido regularmente
La sistematización le ahorra tiempo y es más rentable

Para un software de gestión que pondrá su negocio en el mapa, echa un vistazo CampoInsight ¡Hoy! Con un programa de mantenimiento preventivo como FieldInsight, tendrá el equipo que necesita para evitar fallos en su flujo de trabajo.

Lo que usted debe hacer ahora

Reservar una demostración . Estarás en contacto con un experto en automatización que ha trabajado en este espacio durante más de 5 años y conoce el flujo de trabajo óptimo para satisfacer tus necesidades.